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Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

E-Mails sind seit 2007 Geschäftsbriefe. Damit gelten dieselben Angabepflichten wie auf dem Briefbogen — und die meisten Signaturen, die man täglich bekommt, erfüllen sie nicht vollständig.

Die fünf Angaben nach § 37a HGB

1. Die Firma, also der im Handelsregister eingetragene Name, vollständig und mit dem Rechtsformzusatz.
2. Die Rechtsform.
3. Der Sitz der Gesellschaft — der eingetragene Sitz, nicht zwingend die Adresse, an der Sie arbeiten.
4. Das Registergericht, bei dem die Eintragung geführt wird.
5. Die Handelsregisternummer mit dem Zusatz HRA oder HRB.

Diese fünf gelten für alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute. Je nach Rechtsform kommen weitere hinzu — bei der GmbH die Geschäftsführer nach § 35a GmbHG, bei der AG der Vorstand und der Aufsichtsratsvorsitzende nach § 80 AktG.

Warum E-Mails dazugehören

Bis 2007 war umstritten, ob eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist. Das Gesetz über elektronische Handelsregister hat die Frage entschieden: die Angabepflichten wurden ausdrücklich auf Geschäftsbriefe «gleich welcher Form» erstreckt. E-Mail, Fax und Bestellformulare fallen darunter.

Nicht darunter fallen Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise kein Briefbogen verwendet wird — eine kurze Terminabsprache mit einem langjährigen Lieferanten etwa. Die Grenze ist unscharf, und weil die Angaben als Text kaum etwas wiegen, ist es einfacher, sie überall stehen zu lassen.

An wen die E-Mail geht, spielt keine Rolle

Die Pflicht knüpft an den Geschäftsbrief an, nicht an den Empfänger. Eine geschäftliche E-Mail an einen Kollegen in einem anderen Unternehmen ist ein Geschäftsbrief. Interne Nachrichten innerhalb desselben Unternehmens sind es nicht.

Was bei Verstößen passiert

Zwei Wege. Das Registergericht kann nach § 14 HGB ein Zwangsgeld festsetzen, um die Angaben zu erzwingen. Praktisch relevanter ist der zweite: unvollständige Pflichtangaben können als Wettbewerbsverstoß abgemahnt werden, und eine Abmahnung kostet mehr Zeit und Geld als die Angaben je gekostet hätten.

Wie es formatiert sein sollte

Als Text, 11 oder 12 Pixel, in einem Grau um #999, unter den Kontaktdaten. Kein Bild, keine Tabelle, keine Hervorhebung. So geschrieben sind die fünf Angaben unter 300 Byte und laufen in jeder Antwort eines Verlaufs mit, ohne dass die Nachricht zu groß wird.

Das ist kein Detail: Gmail schneidet Nachrichten ab etwa 102 KB ab. Pflichtangaben als Grafik in einer Signatur, die sich dreißigmal wiederholt, sind ein realer Weg dorthin.

Was oft fehlt

Bei der GmbH die Geschäftsführer — fast immer. Der Rechtsformzusatz im Firmennamen, wenn die Signatur nur die Marke nennt. Das Registergericht, wenn nur die Nummer dasteht. Und der Sitz, wenn man die Büroadresse für den Sitz hält, obwohl im Register etwas anderes eingetragen ist.

Wer die Angaben machen muss

Alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute: eingetragene Einzelkaufleute mit dem Zusatz e.K., offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, GmbH, UG und AG. Nicht betroffen sind Kleingewerbetreibende ohne Eintrag und Freiberufler, weil beide keine Kaufleute im Sinne des HGB sind.

Bei der GmbH & Co. KG treffen zwei Sätze aufeinander: die KG hat ihre eigenen Angaben, und für die Komplementär-GmbH gelten zusätzlich die Angaben nach § 35a GmbHG einschließlich ihrer Geschäftsführer. Das ist der längste Pflichtblock, der im deutschen Recht regelmäßig vorkommt.

Wo im Nachrichtentext

Eine feste Position schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich und sinnvoll ist unten, nach den Kontaktdaten, weil die Angaben für den Leser nichts leisten und für die Erfüllung der Pflicht nur vorhanden sein müssen.

Sie müssen aber in der Nachricht selbst stehen. Ein Link auf eine Webseite, die die Angaben enthält, genügt für den Geschäftsbrief nicht — anders als beim Impressum einer Website, wo der Verweis das Mittel ist.

Häufige Fragen