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Vorlagen für die E-Mail-Signatur

Eine Vorlage ist nur so gut wie das, was Sie daran ändern. Hier sind vier Muster für vier Situationen, und bei jedem steht dabei, welche Zeile nicht übernommen werden darf.

Muster 1 — Angestellte oder Angestellter

Vier Zeilen: Name, Position und Abteilung, Unternehmen, eine Telefonnummer. Darunter der Pflichtblock des Unternehmens in 11 Pixel.

Nicht übernehmen: den Pflichtblock. Firma, Sitz, Registergericht und Nummer sind bei jedem Unternehmen andere, und Geschäftsführer-Angaben ändern sich, wenn sich die Geschäftsführung ändert.

Muster 2 — GmbH, geschäftsführend

Name, Position, Firma. Darunter: Firma mit Rechtsformzusatz und Sitz, Registergericht mit HRB-Nummer, und alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen.

Nicht übernehmen: die Zahl der Geschäftsführer. Eine Vorlage zeigt einen; wenn Ihre GmbH drei hat, müssen alle drei dastehen. Das ist der häufigste Mangel in deutschen Firmensignaturen.

Muster 3 — Freiberuflich

Name, Disziplin statt Titel, Telefonnummer international geschrieben, ein Link. Kein Pflichtblock, weil § 37a HGB nicht gilt.

Nicht übernehmen: das Fehlen der Kammerangaben, wenn Sie einem reglementierten Beruf angehören. Rechtsanwältin, Ärztin, Architektin und Steuerberaterin haben je eigene Vorgaben ihrer Kammer.

Muster 4 — Kleingewerbe

Vor- und Nachname, Geschäftsbezeichnung falls vorhanden, Anschrift, Kontakt.

Nicht übernehmen: irgendeinen Rechtsformzusatz. Ohne Registereintrag ist «e.K.» oder ein Zusatz, der nach Handelsregister aussieht, irreführend und abmahnfähig.

Was in allen vier gleich ist

Die Struktur ist eine Tabelle mit Inline-Stilen, weil Outlook unter Windows mit der Word-Engine darstellt. Die Schrift ist 14 Pixel, die Gesamtbreite bleibt unter 320 Pixel, damit auf dem Telefon nichts seitlich hinausragt, und die Telefonnummer steht international mit +49.

Die Zeile, die keine Vorlage liefern kann

Der Sitz. Anzugeben ist der im Register eingetragene Sitz, nicht die Adresse Ihres Büros. Das sind oft zwei verschiedene Orte, und eine Vorlage kann nicht wissen, welcher bei Ihnen eingetragen ist. Nachsehen, nicht schätzen.

Warum es keine fünfte Vorlage gibt

Weil die Unterschiede ab hier nicht mehr im Aufbau liegen, sondern im Pflichtblock — und der ist bei jeder Rechtsform ein anderer und bei jedem Unternehmen mit anderen Werten gefüllt. Eine Vorlage für «AG» oder «GmbH & Co. KG» würde vier Zeilen zeigen, die Sie ohnehin vollständig ersetzen müssen.

Was übertragbar ist, ist die Struktur: Tabelle, Inline-Stile, 14 Pixel, unter 320 Pixel breit, Pflichtangaben klein und unten. Das gilt für alle Rechtsformen gleich.

Der Test vor dem Ausrollen

Schicken Sie die fertige Signatur an drei Adressen: eine bei Gmail, eine bei Outlook.com, und eine, die Sie in einem Desktop-Programm lesen. Öffnen Sie jede zusätzlich auf dem Telefon. Sechs Ansichten, einmal, und danach nur wieder, wenn Sie die Signatur ändern.

Eine Vorlage für ein Team ausrollen

Halten Sie eine Musterdatei zentral vor, in der nur Name, Position und Telefonnummer zu ersetzen sind, und ändern Sie nichts an Struktur, Farben und Logo. Der Pflichtblock ist für alle identisch und gehört deshalb nicht in die Hand der Einzelnen — er ändert sich, wenn sich die Geschäftsführung ändert, und dann muss er an einer Stelle geändert werden, nicht an achtzig.

Häufige Fragen