E-Mail-Signatur erstellen

Angaben eintragen, Layout wählen, HTML in Ihr Mailprogramm kopieren. Kein Konto, kein Wasserzeichen, und nichts verlässt Ihren Browser.

In Deutschland ist die Signatur nicht nur Stil

Seit dem EHUG von 2007 gelten E-Mails als Geschäftsbriefe. Damit greifen dieselben Vorschriften wie beim Briefpapier: wer im Handelsregister eingetragen ist, muss nach § 37a HGB in jeder geschäftlichen E-Mail Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer angeben.

Für die GmbH kommt § 35a GmbHG hinzu: dort müssen zusätzlich alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden. Das ist der Punkt, an dem die meisten Signaturen unvollständig sind — nicht weil die Angabe schwierig wäre, sondern weil sie unbekannt ist.

Was die Vorschrift nicht verlangt

Kein Logo, keine Grafik, keine bestimmte Schriftart, keine Mindestgröße. Die Pflichtangaben sind Text, und als reiner Text sind sie unter 300 Byte — klein genug, um in jeder Nachricht eines langen Verlaufs mitzulaufen, ohne dass es auffällt.

Auch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: die gehört auf die Rechnung, nicht in die Signatur. Viele setzen sie trotzdem hinein, weil es eine Rückfrage spart — das ist praktisch, aber keine Pflicht.

Wer nicht betroffen ist

Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag und Freiberufler sind keine Kaufleute im Sinne des HGB. Für sie gilt § 37a nicht. Was für sie gilt, ist weniger und trotzdem nicht nichts — es steht auf den jeweiligen Seiten.

Was dieser Generator macht

Sie tragen Ihre Angaben ein und sehen die Signatur sofort. Der erzeugte Code ist eine Tabelle mit Inline-Stilen, weil Outlook unter Windows eingehende E-Mails mit der Layout-Engine von Word darstellt und moderne CSS-Regeln ignoriert. Was hier herauskommt, sieht in Outlook genauso aus wie in Gmail.

Nichts wird gespeichert und nichts wird übertragen: die Signatur entsteht in Ihrem Browser, und wenn Sie die Seite schließen, ist sie weg.

Die drei Fehler, die am häufigsten vorkommen

Das Logo liegt an einer Adresse, die niemand außer Ihnen öffnen kann. Ein Link zu Google Drive zeigt auf eine Ansichtsseite, nicht auf die Bilddatei. Öffnen Sie die Adresse in einem privaten Browserfenster: dort sehen Sie, was ein Fremder sieht.

Die Telefonnummer ist national geschrieben. 0170 1234567 lässt sich aus dem Ausland nicht wählen. +49 170 1234567 funktioniert überall.

Die Pflichtangaben fehlen oder sind unvollständig. Bei der GmbH fehlen fast immer die Geschäftsführer.

Wie eine Signatur aufgebaut sein sollte

Oben das, was gelesen wird: Name, Position, eine Telefonnummer. Darunter, kleiner und grauer, das, was verlangt ist. Wer den Pflichtblock nach oben setzt, sorgt dafür, dass die nützlichen Zeilen darunter niemand mehr erreicht — gelesen werden die ersten beiden Zeilen, danach hört das Auge auf.

Die Gesamtbreite bleibt unter 320 Pixel. Das ist der Lesebereich eines schmalen Telefondisplays, und mehr als die Hälfte Ihrer Empfänger liest dort.

Zwei Signaturen statt einer

Volle Fassung bei neuen Nachrichten, kurze bei Antworten. Der Mensch am anderen Ende hat Ihre Angaben aus der ersten Nachricht; die zehnte Wiederholung dient niemandem und macht den Verlauf unlesbar. Outlook, Thunderbird und Apple Mail haben dafür je ein eigenes Auswahlfeld.

Wo Pflichtangaben auf jeder Nachricht stehen müssen, bleiben sie auch in der kurzen Fassung — als Text wiegen sie nichts.

Häufige Fragen