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Signatur in Gmail einrichten

Gmail bietet keinen Ort, an dem man HTML einfügen könnte — nur einen kleinen Formatierungs-Editor. Die Methode, die funktioniert, ist deshalb immer dieselbe: einfügen, was der Browser kopiert hat.

Der Weg

1. Einstellungen (Zahnrad) → Alle Einstellungen anzeigen → Reiter Allgemein.
2. Nach unten zu Signatur, Neu erstellen.
3. Unter dem Feld festlegen, welche Signatur bei neuen Nachrichten und welche bei Antworten verwendet wird.

Einfügen ist die ganze Technik

Öffnen Sie die fertige Signatur in einem Browser-Tab, markieren Sie sie vollständig, kopieren Sie, und fügen Sie in das Gmail-Feld ein. Der Browser legt sowohl reinen Text als auch HTML in die Zwischenablage; Gmail nimmt die HTML-Variante und schickt sie durch seinen Filter.

Markieren Sie großzügig — bis über die letzte Zeile hinaus. Eine Markierung, die im letzten Element endet, verliert oft dessen schließendes Tag, und dann fehlt die untere Zeile.

Was der Filter entfernt

Gmail entfernt <style>-Blöcke vollständig, streicht Klassen und Bezeichner und verwirft alles, was nicht als Inline-Stil auf dem Element selbst steht. Was bleibt: Tabellenstruktur, Inline-Stile für Farbe, Schrift und Ausrichtung, Links und Bilder mit Adresse.

Das ist derselbe Umfang, den Outlook verlangt. Eine Signatur, die für Outlook gebaut ist, übersteht Gmail deshalb unverändert.

Die Grenze bei 102 KB

Gmail schneidet Nachrichten ab etwa 102 KB ab und blendet den Rest hinter «Nachricht gekürzt» aus. Bei einem langen Verlauf mit einer schweren Signatur wird genau der ältere Teil verborgen — die Vorgeschichte, die man sucht, wenn man den Verlauf öffnet.

Halten Sie die Signatur unter 15 KB und verwenden Sie bei Antworten eine kurze Fassung.

Die mobile App hat eine eigene Signatur

Die Gmail-App auf Android und iOS führt eine eigene Signatur, und die ist reiner Text. Was Sie im Web einstellen, erscheint nicht, wenn Sie vom Telefon antworten.

Wer die Web-Signatur auch mobil möchte, löscht die mobile Signatur und schaltet sie ab — dann greift die Web-Signatur. Der Preis ist die volle Desktop-Signatur unter einer Zweizeilen-Antwort auf einem schmalen Bildschirm.

Bilder

Ein Logo muss unter einer öffentlichen https://-Adresse liegen. Gmail lädt es einmal, legt eine Kopie auf eigenen Servern ab und liefert diese aus. Zwei Folgen: Ihr Server sieht weniger Abrufe als es Leser gibt, und eine Änderung an derselben Adresse erreicht die Empfänger unter Umständen nie. Ändern Sie mit dem Bild auch den Dateinamen.

Mehrere Absenderadressen

Gmail kann Nachrichten unter mehreren Adressen senden, und jede kann eine eigene Signatur haben. Die Auswahl steht über dem Signaturfeld. Wer mit zwei Adressen arbeitet und die Signatur nur einmal setzt, verschickt unter der zweiten Adresse gar keine.

Signatur über oder unter dem Zitat

Unterhalb des Signaturfeldes gibt es das Kästchen, die Signatur vor dem zitierten Text einzufügen. Ohne dieses Häkchen landet sie am Ende des gesamten Verlaufs, wo sie bei einer längeren Unterhaltung niemand mehr sieht.

Setzen Sie es. Der einzige Fall, in dem die andere Einstellung besser ist, ist eine sehr lange Signatur mit Rechtsblock — und dort ist die bessere Lösung, die Signatur zu kürzen.

Signaturen von Google Workspace zentral setzen

Die Administrationskonsole kann unter Gmail-Compliance einen Fuß an jede ausgehende Nachricht anhängen. Er wird serverseitig gesetzt, ist also für die Nutzer nicht änderbar und erscheint nicht im Verfassenfenster — dafür landet er ganz unten, unterhalb des zitierten Verlaufs. Für Pflichtangaben ist das brauchbar, für Kontaktdaten nicht.

Häufige Fragen