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Signatur in Outlook einrichten

«Outlook» bezeichnet vier verschiedene Programme, und jedes verwaltet Signaturen anders. Der Weg für Ihres steht unten; darunter steht, warum die Signatur in Outlook oft anders aussieht als gebaut.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

1. Einstellungen (Zahnrad oben rechts) → Konten → Signaturen.
2. Neue Signatur anlegen, benennen, Inhalt einfügen.
3. Unter Standardsignaturen festlegen, welche bei neuen Nachrichten und welche bei Antworten verwendet wird.

Diese Signaturen liegen beim Postfach und stehen auf jedem Gerät zur Verfügung, auf dem Sie sich anmelden.

Klassisches Outlook für Windows

1. Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen.
2. Rechts oben das E-Mail-Konto wählen — dieser Schritt wird übersehen, wenn mehrere Konten eingerichtet sind, und dann speichert die Einstellung auf dem falschen.
3. Zwei Auswahlfelder: Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen.

Warum die Signatur anders aussieht als gebaut

Das klassische Outlook stellt eingehendes HTML mit der Layout-Engine von Microsoft Word dar. Word ignoriert Flexbox, Grid, float, position, max-width, negative Ränder, Hintergrundbilder und abgerundete Ecken.

Was es zuverlässig darstellt: Tabellen, Breiten und Höhen als HTML-Attribute in Pixeln, cellpadding, und Inline-Stile auf Tabellenzellen für Farbe, Schrift und Ausrichtung.

Deshalb erzeugt dieser Generator eine Tabelle mit Inline-Stilen. Das sieht in modernen Programmen nicht schlechter aus — es ist einfach genug, dass es überall gleich aussieht.

Die Grafik, die Sie nicht angehängt haben

Wenn jede Ihrer Nachrichten eine Büroklammer und eine Datei image001.png zeigt, ist das Ihr Signaturlogo. Outlook bettet ein Bild ein, das beim Einfügen eine lokale Datei war, und hängt es dann an jede Nachricht an.

Wenn Sie das nicht wollen: Logo unter einer öffentlichen https://-Adresse ablegen und im Signatur-HTML darauf verweisen. Dann wandert nichts mit — und das Bild wird bei Empfängern, die externe Inhalte blockieren, nicht angezeigt. Beides zugleich geht nicht.

Zwei Signaturen sind fast immer richtig

Volle Signatur bei neuen Nachrichten, kurze bei Antworten. Bei einem Verlauf von zwanzig Nachrichten spart das 200 KB und mehr — Gmail schneidet ab etwa 102 KB ab und verbirgt den älteren Teil der Unterhaltung hinter einem Link.

Wo die Signaturdateien liegen

Das klassische Outlook speichert Signaturen als Dateien im Benutzerprofil, je Signatur eine HTML-, eine RTF- und eine TXT-Fassung sowie ein Ordner mit den eingebetteten Bildern. Das ist gelegentlich nützlich, wenn eine Signatur sich nicht löschen lässt oder beschädigt ist.

Diese Dateien von Hand zu bearbeiten ist kein vorgesehener Weg: Outlook kann sie ohne Vorwarnung überschreiben. Bauen Sie die Signatur lieber neu.

Die Quelle der Wahrheit außerhalb von Outlook halten

Outlooks Signatur-Editor schreibt eingefügtes Markup um und fügt eigene Attribute hinzu. Wer die Signatur aus dem Editor wieder herauskopiert, um sie anderswo einzufügen, trägt diese Umschreibungen mit — und nach zwei Runden ist das Ergebnis weit von dem entfernt, was gebaut wurde.

Halten Sie die Signatur in einer Datei außerhalb von Outlook und fügen Sie immer aus dieser Datei ein, nie aus der letzten Fassung, die Outlook erzeugt hat.

Neues und klassisches Outlook nebeneinander

Auf vielen Rechnern sind beide Programme installiert, und sie teilen die Signaturen nicht: was Sie im neuen Outlook einstellen, kennt das klassische nicht. Wer zwischen beiden wechselt, verschickt abwechselnd zwei verschiedene Signaturen, ohne es zu merken. Setzen Sie sie in beiden oder entscheiden Sie sich für eines.

Häufige Fragen