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Was in die Signatur einer GmbH gehört

Die GmbH hat eine Pflicht, die sonst niemand hat: alle Geschäftsführer namentlich, mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Das ist die Angabe, die in fast jeder GmbH-Signatur fehlt.

Was § 35a GmbHG verlangt

Auf allen Geschäftsbriefen einer GmbH müssen stehen:

• Die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft.
• Das Registergericht und die Handelsregisternummer — bei der GmbH stets HRB.
• Alle Geschäftsführer, jeweils mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
• Falls ein Aufsichtsrat besteht und einen Vorsitzenden hat: auch dessen Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname.

Der Punkt, der übersehen wird

Alle heißt alle. Eine GmbH mit drei Geschäftsführern nennt drei Namen, auch wenn nur einer die E-Mail schreibt und die anderen beiden nichts damit zu tun haben.

Ausgeschrieben heißt ausgeschrieben. M. Schneider genügt nicht, Michael Schneider genügt. Wer mehrere Vornamen hat, muss nur einen davon ausschreiben.

Diese beiden Punkte zusammen sind der häufigste Mangel in deutschen Firmensignaturen, und beide sind in zwei Minuten behoben.

Der Sitz ist nicht die Büroadresse

Anzugeben ist der Sitz der Gesellschaft, wie er im Handelsregister eingetragen ist. Wenn Sie in Hamburg arbeiten und die Gesellschaft ihren eingetragenen Sitz in München hat, ist München anzugeben. Beide zu nennen ist zulässig und oft sinnvoll, aber der eingetragene Sitz darf nicht fehlen.

UG (haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft ist eine GmbH-Variante, und § 35a gilt für sie genauso. Zusätzlich muss die Rechtsform vollständig als UG (haftungsbeschränkt) geschrieben werden — die Abkürzung allein oder ein weggelassener Klammerzusatz sind ein eigener, gut dokumentierter Abmahngrund.

Wie der Block aussieht

Vier Zeilen unter den Kontaktdaten, in 11 Pixel und Grau: Firma mit Rechtsformzusatz und Sitz auf einer Zeile, Registergericht und HRB auf der zweiten, die Geschäftsführer auf der dritten. Bei drei Geschäftsführern kommt eine vierte hinzu.

Als reiner Text sind das etwa 250 bis 400 Byte. Bei zwanzig Nachrichten in einem Verlauf sind das unter 8 KB — unbedeutend gegenüber der Grenze von 102 KB, ab der Gmail abschneidet. Als Grafik wäre derselbe Block das Fünfzigfache.

Bei Wechsel im Geschäftsführerkreis

Die Angaben müssen aktuell sein. Scheidet ein Geschäftsführer aus oder kommt einer hinzu, ändert sich die Signatur jedes Mitarbeiters. In Unternehmen mit zentral verwalteten Signaturen ist das eine Einstellung; ohne zentrale Verwaltung ist es eine Rundmail, die erfahrungsgemäß die Hälfte der Belegschaft nicht umsetzt.

Das ist ein gutes Argument dafür, den Pflichtblock serverseitig anzuhängen statt ihn jedem einzeln zu überlassen.

Der Sonderfall GmbH & Co. KG

Hier ist die Kommanditgesellschaft das nach außen auftretende Unternehmen, und ihre Komplementärin ist eine GmbH. Anzugeben sind beide: Firma, Sitz, Registergericht und HRA-Nummer der KG, dazu Firma, Sitz, Registergericht und HRB-Nummer der Komplementär-GmbH sowie deren Geschäftsführer.

Das sind fünf bis sechs Zeilen. Als Text bei 11 Pixel bleibt das trotzdem unter 500 Byte — die Länge ist ein Layoutproblem, kein Gewichtsproblem.

Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte

Nicht anzugeben. § 35a nennt Geschäftsführer und den Aufsichtsratsvorsitzenden, nicht Prokuristen. Wer den Prokuristen aufführt, tut mehr als verlangt und macht den Block länger, ohne die Pflicht besser zu erfüllen — und muss ihn pflegen, wenn sich die Prokura ändert.

Häufige Fragen