E-Mail-Signatur-Generator › Vertraulichkeit

Der Vertraulichkeitshinweis, nüchtern betrachtet

«Diese E-Mail ist vertraulich. Sollten Sie sie irrtümlich erhalten haben, löschen Sie sie bitte.» Es lohnt sich, klar zu sagen, was dieser Absatz leisten kann und was nicht.

Was er nicht kann

Ein Hinweis am Ende einer Nachricht begründet keine Pflichten bei jemandem, der ihnen nie zugestimmt hat. Wer Ihre E-Mail versehentlich bekommt, hat keinen Vertrag mit Ihnen geschlossen, und eine Behauptung im Fuß macht daraus keinen.

Ebenso wenig macht der Hinweis eine Nachricht vertraulich, die es sonst nicht wäre. Ein Berufsgeheimnis knüpft an die Art der Kommunikation und die Beziehung an, nicht an einen Satz, der seine Existenz behauptet.

Was er kann

Er kann eine Absicht belegen. Wenn später streitig ist, ob eine Information als vertraulich behandelt wurde, ist ein durchgängiger Hinweis ein Indiz — für sich genommen schwach, zusammen mit der tatsächlichen Handhabung aussagekräftiger.

Er kann eine berufsrechtliche Vorgabe erfüllen. Einzelne reglementierte Berufe haben eigene Anforderungen an bestimmte Korrespondenz. Wo eine solche Regel gilt, ist der Hinweis nicht freiwillig und sein Wortlaut nicht Ihrer.

Und er kann eine vernünftige Bitte sein. «Bitte benachrichtigen Sie uns und löschen Sie die Nachricht» befolgen viele Empfänger, weil es vernünftig ist, nicht weil es verbindlich wäre.

Das Längenproblem

Hinweise wachsen. Nach jedem Vorfall kommt eine Klausel dazu, niemand ist befugt, etwas zu streichen, und nach einigen Jahren ist der Fuß länger als die meisten Nachrichten, an denen er hängt.

Ein typischer deutscher Vertraulichkeitsabsatz umfasst 900 bis 1.400 Zeichen, also gut 1 KB. Bei dreißig Nachrichten in einem Verlauf sind das 30 bis 42 KB — zwischen einem Drittel und 40 Prozent der 102 KB, ab denen Gmail abschneidet.

Wie man ihn kürzt, ohne zu raten

Schreiben Sie jeden Satz Ihres Fußes auf eine eigene Zeile und ordnen Sie ihn einer von vier Kategorien zu: Vertraulichkeitsbehauptung, Handlungsbitte, Vertragsausschluss, gesetzliche Pflichtangabe. Die meisten Füße lösen sich in drei Sätze und einen Pflichtblock auf, wobei die Vertraulichkeitsbehauptung dreimal in verschiedenen Formulierungen vorkommt.

Diese sortierte Liste ist die richtige Frage an die Rechtsabteilung. «Können Sie unseren Fuß prüfen» führt zuverlässig zu einem längeren Fuß.

Formatierung

11 Pixel, Grau um #999, unter den Pflichtangaben, durch 12 Pixel Abstand getrennt. Kein Fett, keine Großbuchstaben, keine Warnfarbe: Hervorhebung auf einem Hinweis, den niemand liest, zieht den Blick nur von dem weg, was nützlich ist.

Die vier Bestandteile auseinandersortieren

Erstens die Vertraulichkeitsbehauptung: behauptet einen Zustand, begründet keinen. Zweitens die Handlungsbitte an denjenigen, der die Nachricht irrtümlich bekommen hat — ein Satz, der gelegentlich wirkt und deshalb das beste Verhältnis von Länge zu Nutzen hat. Drittens der Vertragsausschluss, der in Verhandlungen per E-Mail eine echte Funktion hat und sonst Platz belegt. Viertens die gesetzlichen Pflichtangaben, die gar kein Hinweis sind, sondern eine Pflicht — und die einzigen, über deren Wortlaut Sie nicht entscheiden.

Wer den Fuß pflegen sollte

Füße wachsen, weil niemand für ihre Länge zuständig ist. Es hilft, eine Person zu benennen — meist aus Recht oder Compliance — mit einem Auftrag, der ausdrücklich auch das Streichen umfasst. Ohne das fügt der nächste Vorfall einen Satz hinzu und es geht nie wieder etwas heraus.

Häufige Fragen