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Die E-Mail-Signatur in der Schweiz

Wer aus Deutschland in die Schweiz umzieht oder eine Schweizer Gesellschaft gründet, sucht die Entsprechung zum § 37a HGB. Sie ist nicht dieselbe, und das ist die eigentliche Auskunft.

Kein direktes Gegenstück

Das Schweizer Obligationenrecht kennt keine Vorschrift, die das deutsche Modell eins zu eins abbildet — keine Norm also, die für jede geschäftliche E-Mail dieselben fünf Angaben verlangt wie § 37a HGB.

Was es gibt, ist die Pflicht, die im Handelsregister eingetragene Firma korrekt und vollständig zu führen, wo man sie führt. Wer den Firmennamen nennt, nennt ihn so, wie er eingetragen ist, samt Rechtsformzusatz — AG, GmbH, Sàrl, je nach Sprachregion.

Die UID

Die Unternehmens-Identifikationsnummer in der Form CHE-123.456.789 ist die zentrale Kennung eines Schweizer Unternehmens. Sie ist in der Signatur nicht vorgeschrieben, und sie wird trotzdem oft genannt, weil sie einem Geschäftspartner die Prüfung im Handelsregister erspart.

Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen führen dieselbe Nummer mit dem Zusatz MWST. Der Zusatz gehört auf die Rechnung; in der Signatur ist er eine freiwillige Angabe.

Was aus Deutschland nicht übernommen werden darf

«Handelsregister München HRB 123456» in einer Schweizer Signatur benennt ein deutsches Register für eine Schweizer Gesellschaft. Das Schweizer Register wird kantonal geführt — Handelsregisteramt des Kantons Zürich, des Kantons Zug — und die Nummer ist die UID, nicht eine HRB-Nummer.

Auch «§ 37a HGB» hat in einer Schweizer Signatur nichts zu suchen: die Schweiz ist nicht EU-Mitglied und das HGB gilt dort nicht.

Drei Sprachen, drei Schreibweisen

Eine Gesellschaft mit Sitz in Genf firmiert als Sàrl oder SA, eine in Lugano als Sagl oder SA, eine in Zürich als GmbH oder AG. Maßgeblich ist die eingetragene Form. Wer an Kunden in einer anderen Sprachregion schreibt, übersetzt den Rechtsformzusatz nicht — er ist Teil des Namens.

Die Telefonnummer

+41 und die führende Null weglassen: 079 123 45 67 wird zu +41 79 123 45 67. Für ein Schweizer Unternehmen ist das besonders relevant, weil ein großer Teil der Korrespondenz ohnehin über die Grenze geht.

Wenn Sie nach Deutschland fakturieren

Dann treffen zwei Rechtsordnungen aufeinander, und die Frage betrifft die Rechnung mehr als die Signatur. Die Schweiz ist Drittland: das EU-Reverse-Charge-Verfahren gilt nicht, und das schweizerische Gegenstück heißt Bezugsteuer. Das ist eine Rechnungsfrage, keine Signaturfrage — aber es ist die Verwechslung, die am häufigsten vorkommt.

Was in der Praxis in Schweizer Signaturen steht

Üblich sind: Firma mit Rechtsformzusatz, Adresse, Telefonnummer mit +41, und häufig die UID. Bei mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen kommt der Zusatz MWST hinzu, bei Unternehmen mit internationalen Kunden gelegentlich der Handelsregisterkanton.

Keine dieser Angaben ist für die E-Mail zwingend. Sie stehen dort, weil sie Rückfragen ersparen — was ein guter Grund ist, aber ein anderer als eine Pflicht.

Die Kantone führen das Register

Es gibt kein zentrales Schweizer Handelsregister im deutschen Sinn. Die Eintragung erfolgt beim Handelsregisteramt des Kantons, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, und die eidgenössische Datenbank führt die kantonalen Einträge zusammen. Wer in der Signatur ein Register nennt, nennt das kantonale.

Häufige Fragen