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Wie groß eine E-Mail-Signatur sein darf

Bei Signaturgrößen gibt es eine Zahl, die keine Geschmacksfrage ist: Gmail schneidet Nachrichten ab etwa 102 KB ab. Alles Weitere folgt daraus.

Die harte Grenze

Überschreitet eine Nachricht rund 102 KB, zeigt Gmail «Nachricht gekürzt» und verbirgt den Rest hinter einem Link. Verborgen wird der untere Teil — bei einem Verlauf also die ältere Vorgeschichte, genau das, wonach man scrollt, wenn man Zusammenhang sucht.

Rechnen Sie mit dem Verlauf, nicht mit der einzelnen Nachricht. Eine Signatur von 15 KB ist bei einer Nachricht bedeutungslos und bei sieben Antworten das Ende der Lesbarkeit.

Die Zielwerte

• Ganze Signatur unter 15 KB, besser unter 10.
• Logo unter 20 KB, für eine Wortmarke sind 10 KB erreichbar.
• Reiner Text unter 1 KB — vier Zeilen Kontakt plus Pflichtangaben liegen bei etwa 600 Byte.
• Breite unter 320 Pixel, damit auf dem Telefon nichts seitlich hinausragt.
• Schrift 14 Pixel: darunter vergrößern iOS und mehrere Android-Programme den Text selbstständig und verschieben Ihre Zeilenumbrüche.

Was am meisten wiegt

Nach dem Logo sind es die Symbolleisten sozialer Netzwerke: fünf Symbole zu je 3 KB sind 15 KB, für ein Element, das bei blockierten Bildern vollständig verschwindet. Danach kommt der Vertraulichkeitsabsatz mit gut 1 KB, der sich mit jeder Antwort wiederholt.

Das Logo klein bekommen

Exportieren Sie mit der doppelten Anzeigebreite — 320 Pixel Datei für 160 Pixel Anzeige — und speichern Sie als PNG mit reduzierter Palette. Entfernen Sie Farbprofile und Metadaten. Ein Durchlauf durch einen PNG-Optimierer nimmt typischerweise die Hälfte des Gewichts, ohne dass man einen Unterschied sieht.

Zwei Signaturen als eigentliche Lösung

Volle Fassung bei neuen Nachrichten, kurze bei Antworten. Bei einem Verlauf von zwanzig Nachrichten macht das aus 300 KB etwa 25 KB.

Wo Pflichtangaben auf jeder Nachricht stehen müssen, bleiben sie auch in der kurzen Fassung — als Text wiegen sie unter 300 Byte und sind nicht das Problem.

Nachrechnen statt schätzen

Senden Sie sich eine Nachricht mit der Signatur und sehen Sie in den Quelltext oder speichern Sie die Nachricht: die Dateigröße ist die Antwort. Multiplizieren Sie mit der typischen Länge Ihrer Verläufe. Wenn das Ergebnis über 102 KB liegt, wissen Sie es jetzt statt in sechs Monaten.

Warum die Grenze den Verlauf trifft und nicht die Nachricht

Eine einzelne Nachricht überschreitet 102 KB praktisch nie. Ein Verlauf schon: jede Antwort trägt den gesamten bisherigen Text plus eine weitere Signatur. Bei sieben Antworten und einer Signatur von 15 KB sind allein die Signaturen 105 KB.

Deshalb ist die richtige Rechnung nicht «wie schwer ist meine Signatur», sondern «wie schwer ist sie mal der üblichen Länge meiner Verläufe».

Die Symbolleisten sind der zweitgrößte Posten

Fünf Symbole sozialer Netzwerke zu je 3 KB sind 15 KB — für ein Element, das bei blockierten Bildern vollständig verschwindet und dessen Klickrate aus einer Signatur ohnehin nahe null liegt. Eine Textzeile mit einem einzigen Link wiegt unter 100 Byte und übersteht alles.

Nachmessen statt schätzen

Senden Sie sich eine Nachricht mit der Signatur, speichern Sie sie als Datei und lesen Sie die Dateigröße ab. Multiplizieren Sie mit der üblichen Länge Ihrer Verläufe. Liegt das Ergebnis über 102 KB, wissen Sie es jetzt statt in sechs Monaten, wenn ein Kunde fragt, wo die Vorgeschichte hin ist.

Was Anhänge zusätzlich beitragen

Die Grenze gilt für die gesamte Nachricht, nicht nur für den Text. Ein Angebot als PDF im Anhang und ein Verlauf mit Signaturen addieren sich, und bei Korrespondenz, in der regelmäßig Dokumente mitgehen, ist der Spielraum für die Signatur entsprechend kleiner.

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