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Firma electrónica y firma de correo

Dos expresiones vecinas que nombran objetos sin relación entre sí. La confusión es sistemática en español, y conduce a un error que puede salir caro.

Qué designa cada una

La firma de correo es un bloque de texto al final de sus mensajes: nombre, cargo, datos de contacto, menciones legales. Identifica; no autentica nada. Cualquiera puede escribir su nombre al final de un mensaje.

La firma electrónica es un procedimiento técnico y jurídico que vincula a una persona con un documento, mediante un dispositivo de creación y un certificado emitido por un prestador. El reglamento europeo eIDAS distingue tres niveles: simple, avanzada y cualificada — esta última equivalente a la firma manuscrita.

Por qué la confusión sale cara

Porque lleva a pensar que un correo terminado con su nombre equivale a un documento firmado. No equivale. Según el contexto, un intercambio de mensajes puede manifestar un acuerdo — pero eso depende del contenido, no de la presencia de un bloque de datos.

Y en sentido inverso: se cree a veces que hace falta un certificado para enviar un documento a un cliente. Para la mayoría de los intercambios corrientes, no. La firma cualificada sirve donde la forma se exige o el importe lo justifica.

El escaneo de la rúbrica

Pegar la imagen de su rúbrica en la firma de correo no crea una firma electrónica. Es una imagen, copiable por cualquiera que reciba uno de sus mensajes — y ponerla en un bloque que envía a todo el mundo reparte una copia perfecta a cada destinatario.

Es una de las pocas cosas sobre las que conviene ser tajante: no ponga su rúbrica ahí.

Qué corresponde a cada una

Un presupuesto, un contrato, un poder, una escritura: firma electrónica, con un prestador. Una confirmación de cita, una respuesta, el envío de un documento: firma de correo, que identifica y nada más.

Lo que la firma de correo sí hace

Da al destinatario un medio para comprobar quién es usted por otra vía: un teléfono al que llamar. En un contexto donde la suplantación por correo es corriente, un número localizable vale más que una afirmación de identidad, precisamente porque permite salir del correo electrónico.

El certificado S/MIME

Existe además una firma criptográfica del mensaje, que acredita que procede de la dirección anunciada y no ha sido modificado. Es otra cosa más: ni el bloque de datos ni la firma de un documento. Está poco extendida fuera de las organizaciones que la despliegan de forma centralizada.

La suplantación, y lo que la firma no impide

Un bloque de datos no ofrece resistencia alguna a quien envía un mensaje haciéndose pasar por usted: le basta copiar el suyo, que es público porque usted lo envía a todo el mundo. Las protecciones contra la suplantación se juegan en el dominio, no en la firma.

Cuando en una conversación cambian un importe o unos datos bancarios, el único control útil es salir del correo y llamar a un número ya conocido — no al del mensaje. Esa es la razón más sólida para incluir un teléfono.

Cuándo un intercambio de correos sí compromete

Puede ocurrir, y no por la firma. Depende de que haya oferta, aceptación y un objeto determinado — es decir, del contenido de los mensajes. Por eso en negociaciones prolongadas por correo conviene una frase que excluya la formación del contrato hasta la firma del documento, y por eso esa frase sí hace algo, a diferencia del aviso de confidencialidad.

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