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La firma de correo de un autónomo

Para un autónomo persona física la respuesta jurídica es corta: la obligación de las sociedades no le alcanza. Eso convierte la firma en una decisión libre, y hace más interesante la pregunta de qué debe conseguir.

Por qué no le alcanza el artículo 24

Ese artículo se refiere a las sociedades inscritas en el Registro Mercantil. Un autónomo persona física no lo está: no tiene denominación social, ni hoja registral, ni forma jurídica que indicar. No hay, por tanto, datos registrales que consignar.

Lo que sí se le exige

El NIF identifica al obligado tributario y figura en las facturas. En la correspondencia, la identificación básica es su nombre y apellidos: es con esa persona con quien se contrata, y quien contrata debe poder saberlo.

Si presta servicios por internet, la Ley 34/2002 exige un bloque de información — nombre, NIF, domicilio, medios de contacto y, en profesiones colegiadas, el colegio y las normas aplicables. Eso corresponde al sitio web; en la firma basta una línea «Aviso legal» que enlace ahí.

El nombre comercial

Puede trabajar bajo un nombre comercial, pero no sustituye al suyo: se añade. Estudio Serra — Marta Serra funciona; Estudio Serra a secas no permite saber con quién se contrata.

Y no use indicaciones de forma societaria que no le corresponden. Añadir «SL» a un nombre comercial sin sociedad detrás es engañoso, y sucede con más frecuencia por desconocimiento que por intención.

Profesiones colegiadas

Abogados, arquitectos, médicos, aparejadores y otros colegiados tienen además las normas de su colegio, que no son uniformes: varían por profesión y a veces por colegio territorial. La lista aplicable la tiene su colegio, no esta página.

Qué debería conseguir la firma

Sin bloque obligatorio queda sitio para lo que funciona. En un autónomo son tres cosas: la disciplina en lugar de un cargo, un teléfono, y un enlace.

Gerente o Titular dice lo que es usted. Traductora jurada de alemán dice si le sirve a quien lee.

El teléfono en formato internacional

Escriba +34 612 34 56 78, no 612 34 56 78. El trabajo autónomo cruza fronteras con más frecuencia que la media, y un número en formato nacional no se puede marcar desde fuera. El signo más no cuesta nada y hace válido el número en todas partes.

El tamaño

Cuatro líneas de texto sin imagen quedan por debajo de 400 bytes. Con un logotipo mostrado a 80 píxeles, exportado a 160 y por debajo de 10 KB, la firma ronda los 10 KB — suficiente para que ni un intercambio largo se acerque a los 102 KB en que Gmail recorta.

Pasar a sociedad

Si la actividad crece y constituye una sociedad, los datos cambian el día de la inscripción: desaparece su nombre como titular y aparecen denominación, forma, domicilio social, Registro Mercantil y NIF de la sociedad. La firma es lo que más tiempo queda incorrecto después de una operación así.

El domicilio y la privacidad

Muchos autónomos trabajan desde casa y no quieren publicar su dirección en cada mensaje. No hay obligación de incluirla en la correspondencia; lo que sí debe existir es una vía para localizarle. Un teléfono y un correo cumplen esa función sin exponer dónde vive.

El epígrafe y la actividad

El epígrafe del IAE describe su actividad a efectos fiscales y no tiene sitio en la firma: no le dice nada a un cliente. Lo que sí funciona es la disciplina en palabras corrientes, que es la línea que decide si quien lee sigue leyendo.

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