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Los datos de una sociedad limitada

Para una sociedad se exigen cinco datos en la correspondencia comercial. Tres suelen estar; los datos registrales faltan casi siempre, y la mención «unipersonal» aún más.

Los cinco

• La denominación social con la indicación de la forma: SL, SRL, SLU.
• El domicilio social inscrito.
• El Registro Mercantil donde consta inscrita.
• Los datos de la hoja registral.
• El NIF.

Seguidos: Nordvent SL — domicilio: c/ Mayor 12, 28013 Madrid — Registro Mercantil de Madrid — NIF B12345678. Unos 120 caracteres, menos de 200 bytes.

La mención «unipersonal»

Una sociedad con un solo socio es una SLU, y la unipersonalidad forma parte de lo que debe hacerse constar. Escribir «SL» a secas cuando la sociedad es unipersonal omite una información destinada precisamente a quien contrata: le dice quién decide realmente.

Es el equivalente español del zusatz alemán que acompaña a la UG, y se omite por las mismas razones — parece un detalle y no lo es.

El domicilio inscrito no es la oficina

Lo que debe constar es el domicilio social tal como está inscrito. Si trabaja en Barcelona y la sociedad tiene su domicilio inscrito en Madrid, es Madrid lo que debe figurar. Puede indicar ambos; lo que no puede es omitir el inscrito.

Es el error más frecuente después de los datos registrales, y nace de que ambos se confunden al copiar una plantilla.

El nombre comercial y la marca

Una sociedad conocida por un nombre distinto de su denominación puede mostrarlo, pero la denominación debe aparecer. La disposición habitual es la marca en la parte visible de la firma y la denominación en el bloque pequeño.

Cuando la sociedad cambia

Un traslado de domicilio, un cambio de denominación o una transformación modifican los datos. Estas operaciones llevan una lista de trámites, y la firma nunca está en esa lista — así que queda incorrecta durante meses.

Es un buen argumento para poner el bloque obligatorio en una plantilla central en lugar de dejarlo en la firma de cada uno: con ochenta empleados, un cambio manual lo aplica la mitad.

Cuánto pesa

Los cinco datos en texto son menos de 200 bytes. En un intercambio de treinta mensajes, 6 KB — sin comparación con los 102 KB a partir de los cuales Gmail recorta. La longitud no es nunca una razón para omitirlos.

El NIF y la letra inicial

El NIF de una sociedad limitada empieza por B; el de una anónima por A. No es un detalle decorativo: la letra identifica la forma jurídica, y una firma que declara «SL» junto a un NIF que empieza por A tiene una incoherencia visible para cualquiera que la mire.

Comprobarlo en la nota simple

Denominación exacta, domicilio inscrito, registro y datos de la hoja constan en la nota simple del Registro Mercantil. Una consulta resuelve las cuatro y evita el error de copiarlos de una plantilla ajena o de la memoria.

Cuando la sociedad cambia

Un traslado de domicilio, un cambio de denominación o una transformación modifican los datos, y esas operaciones llevan una lista de trámites en la que la firma nunca aparece. Póngala en la misma lista que el papel de carta y la web, o quedará incorrecta durante meses.

La letra del NIF

El NIF de una limitada empieza por B y el de una anónima por A. Una firma que declara «SL» junto a un NIF que empieza por A tiene una incoherencia visible para cualquiera que se fije.

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