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Los datos obligatorios en la correspondencia comercial

El texto de referencia es el artículo 24 del Reglamento del Registro Mercantil. Lo que exige es corto; lo interesante es a quién alcanza y dónde el perímetro sigue siendo discutible.

Lo que exige el artículo

• La denominación social completa, con la indicación de la forma — SL, SA, SLU — tal como está inscrita.
• El domicilio social.
• Los datos registrales: el Registro Mercantil donde consta inscrita y los datos de la hoja.
• El NIF.
• Cuando proceda, la mención «en liquidación».

Escritos seguidos ocupan una línea y media en 11 píxeles, unos 130 caracteres.

A quién alcanza

A las sociedades inscritas en el Registro Mercantil: SL, SLU, SA, SAU y las formas societarias equivalentes. Un autónomo persona física no está inscrito en el Registro Mercantil y no le alcanza esta obligación — lo que no significa que no tenga ninguna, como se ve en la página correspondiente.

Dónde sigue discutiéndose el perímetro

El texto habla de facturas y correspondencia comercial, y es anterior al uso generalizado del correo electrónico. La lectura dominante es que un mensaje profesional es correspondencia comercial, lo que basta para que la obligación se aplique.

La incertidumbre no tiene interés práctico: en texto, los datos pesan menos de 300 bytes. Discutir si hay que ponerlos cuesta más tiempo que ponerlos.

Dónde colocarlos en el mensaje

Ninguna norma impone una posición. Lo razonable es abajo, después de los datos de contacto, porque esta información no aporta nada al lector y solo tiene que estar presente.

Debe estar en el mensaje, eso sí. Un enlace a una página del sitio que los contenga no basta para la correspondencia — a diferencia del aviso legal de un sitio web, donde el enlace es precisamente el medio previsto.

Qué ocurre si faltan

El incumplimiento puede dar lugar a sanción administrativa. En la práctica el riesgo más habitual no está ahí: está en el terreno de la competencia desleal, donde una omisión puede ser alegada por un competidor — y un procedimiento cuesta incomparablemente más que las dos líneas que discute.

Cómo darles formato

En texto, 11 o 12 píxeles, en un gris alrededor de #999, debajo de los datos de contacto. Sin imagen, sin tabla, sin resalte. Así escritos ocupan dos líneas y acompañan cada respuesta de un intercambio sin engordar el mensaje.

No es un detalle: Gmail recorta los mensajes a partir de unos 102 KB, y una firma pesada repetida treinta veces llega ahí.

Lo que suele faltar

Los datos registrales, casi siempre — la denominación y el domicilio suelen estar, y el registro y la hoja no. La indicación de la forma cuando la firma solo pone la marca comercial. Y la mención «unipersonal» en las SLU, que forma parte de la denominación inscrita y no es opcional.

Las sucursales y los grupos

Una sucursal inscrita tiene sus propios datos registrales, distintos de los de la sociedad matriz, y quien escribe desde ella debe consignar los que le corresponden. En los grupos con varias sociedades, el error habitual es una firma común para todos con los datos de una sola: identifica mal a quien contrata.

Cómo comprobar los suyos

Los datos registrales constan en la escritura y en la nota simple del Registro Mercantil. Cuestan una consulta y evitan el error más frecuente de todos, que es copiarlos de una plantilla o recordarlos de memoria.

Preguntas frecuentes