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Plantillas de firma de correo
Una plantilla vale lo que usted le cambie. Aquí van cuatro casos, y en cada uno la línea que no puede reutilizarse.
Sus datos
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Plantilla 1 — Empleado
Cuatro líneas: nombre, cargo y departamento, empresa, un teléfono. Debajo, el bloque obligatorio de la sociedad en 11 píxeles.
No copiar: el bloque obligatorio. Denominación, domicilio, registro, hoja y NIF son propios de cada sociedad.
Plantilla 2 — Sociedad limitada
Nombre, cargo, empresa. Debajo: denominación con la forma, domicilio social inscrito, Registro Mercantil, datos de la hoja y NIF.
No copiar: la ausencia de «unipersonal». Si la sociedad tiene un solo socio es SLU, y eso forma parte de lo que debe constar.
Plantilla 3 — Autónomo
Nombre y apellidos, disciplina en vez de cargo, teléfono internacional, un enlace. Sin bloque registral, porque no hay inscripción en el Registro Mercantil.
No copiar: ninguna indicación de forma societaria. Añadir «SL» a un nombre comercial sin sociedad detrás es engañoso.
Plantilla 4 — Profesional colegiado
Nombre, profesión, colegio y número de colegiado, teléfono, enlace al aviso legal del sitio.
No copiar: los datos del colegio de otra persona. Las exigencias varían por profesión y a veces por colegio territorial.
Lo idéntico en las cuatro
La estructura es una tabla con estilos en línea, porque Outlook en Windows
usa el motor de Word. La tipografía va a 14 píxeles, el ancho
total se queda por debajo de 320 píxeles para que un móvil no
tenga que desplazarse en horizontal, y el teléfono se escribe con
+34.
La línea que ninguna plantilla puede darle
El domicilio social. Es el inscrito, no la dirección de sus oficinas. Suelen ser dos sitios distintos, y una plantilla no puede saber cuál es el suyo. Compruébelo, no lo suponga.
Desplegar una plantilla en un equipo
Mantenga un archivo de referencia donde solo cambien nombre, cargo y teléfono, y no toque ni la estructura, ni los colores, ni el logotipo. El bloque obligatorio es el mismo para todos y por eso no debería quedar en manos de cada uno: cambia cuando cambia la sociedad, y entonces hay que cambiarlo en un sitio, no en ochenta.
La prueba antes de desplegar
Envíe la firma terminada a tres direcciones: una de Gmail, una de Outlook.com y otra que lea en un programa de escritorio. Abra cada una también en un móvil. Seis vistas, una vez, y después nunca más salvo que cambie la firma.
Por qué no hay una quinta plantilla
Porque a partir de aquí las diferencias ya no están en la estructura sino en el bloque obligatorio — distinto para cada forma jurídica y relleno con valores propios de cada empresa. Una plantilla «SA» mostraría cuatro líneas que usted tendría que sustituir enteras de todos modos.
Lo que cambia con el tamaño del equipo
Con tres personas basta una plantilla compartida. Con ochenta hace falta un despliegue centralizado, porque un cambio manual lo aplica la mitad de la gente y la otra mitad envía durante meses datos caducados.
La prueba antes de desplegar
Envíe la firma terminada a tres direcciones: una de Gmail, una de Outlook.com y otra que lea en un programa de escritorio. Abra cada una también en un móvil. Seis vistas, una vez, y después nunca más salvo que cambie la firma.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar una plantilla tal cual?
La estructura sí, el bloque obligatorio nunca. Denominación, domicilio, registro y NIF son propios de cada empresa.
¿Qué ancho debe tener la firma?
Menos de 320 píxeles, para que un móvil no tenga que desplazarse en horizontal.
¿Qué domicilio hay que poner?
El social inscrito, no la dirección de las oficinas. Compruébelo, no lo suponga.
¿Cómo despliego una firma en un equipo?
Un archivo de referencia donde solo cambien nombre, cargo y teléfono, y un bloque obligatorio gestionado de forma central.