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RGPD y el pie de sus mensajes

Muchísimas firmas españolas heredaron un párrafo de protección de datos en 2018 y lo llevan desde entonces. La mayoría responde a una obligación que no afecta a una firma.

La confusión de origen

El deber de información de los artículos 13 y 14 del RGPD se activa con la recogida de datos personales. Una firma bajo un mensaje que usted envía no es una recogida: al firmar no obtiene nada del destinatario.

La obligación nace en el formulario, en el alta, en el contrato, en la cámara — donde los datos entran. Repetirla al final de cada mensaje saliente no cumple nada y no informa a nadie, porque un párrafo que nadie lee no es información.

Donde sí interviene

En la comunicación comercial es distinto: se exigen la identificación del remitente y un medio efectivo de baja, y el pie del mensaje es el sitio habitual. Eso afecta a las campañas, no a la correspondencia individual.

El segundo caso es un enlace a la política de privacidad. Si ese documento describe su tratamiento de la correspondencia, una línea que enlace a él es razonable. Una línea, no un párrafo.

La firma contiene datos personales

Su nombre y sus datos de contacto lo son, y se tratan en cada envío. Es lícito y corriente — necesario para la correspondencia — y no activa ningún deber de información. Razonar desde «la firma contiene datos personales» hasta «la firma necesita un párrafo RGPD» no es un razonamiento.

El asunto real: el píxel de seguimiento

La parte de una firma que plantea una pregunta genuina es el píxel espía — una imagen de un píxel cuya descarga avisa al remitente de que el mensaje se ha abierto, y aproximadamente desde dónde.

Es una observación del destinatario que él no ha pedido, en un contexto sin consentimiento. Algunas herramientas de gestión centralizada de firmas colocan uno por defecto. Compruébelo: envíese un mensaje y busque en el código un <img> de ancho y alto 1.

Las herramientas centralizadas

Los programas que despliegan firmas en toda una organización suelen incluir medición: seguimiento de clics y píxel de apertura. Es un argumento de venta del producto, no una decisión tomada conscientemente en su casa. Que esa medición sea proporcionada para correspondencia ordinaria merece una decisión explícita.

Un pie proporcionado

Para correspondencia corriente: sus datos, los que exige el Registro Mercantil, y si quiere una línea Privacidad con un enlace. Nada más.

En 11 píxeles gris son unos 300 bytes, frente a los 1,2 KB de un párrafo RGPD típico. En treinta mensajes, la diferencia entre 9 KB y 36 KB — y Gmail recorta a 102 KB.

La LOPDGDD y lo que añade

La ley orgánica española desarrolla el reglamento europeo y añade precisiones, pero no crea un deber de incluir un aviso en cada correo saliente. El razonamiento es el mismo: la obligación de informar nace donde se recogen datos.

Un pie proporcionado, escrito

Sus datos, los del Registro Mercantil, y una línea Privacidad con enlace. Tres líneas en total, menos de 400 bytes, frente al párrafo heredado de 2018 que pesa 1,2 KB y no cumple nada que no cumpla el enlace.

Comprobar si su firma lleva un píxel

Envíese un mensaje y mire el código fuente. Busque un <img> con ancho y alto 1, o una dirección que contenga palabras como open, track o pixel con un identificador largo detrás. Una imagen de un píxel nunca es decorativa.

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