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El aviso de confidencialidad, sin ilusiones

«Este mensaje es confidencial. Si lo ha recibido por error, destrúyalo.» Conviene decir con claridad qué puede conseguir ese párrafo y qué no.

Lo que no puede

Un aviso al final de un mensaje no crea obligaciones para quien nunca las aceptó. El destinatario involuntario no ha celebrado ningún acuerdo con usted, y una afirmación en un pie de página no lo hace nacer.

Tampoco vuelve confidencial un mensaje que no lo es. El secreto profesional se vincula a la naturaleza de la comunicación y a la relación, no a una frase que afirma su existencia.

Lo que sí puede

Puede acreditar una intención. Si más tarde se discute si una información fue tratada como confidencial, un aviso constante es un indicio — débil por sí solo, más útil junto a prácticas reales.

Puede cumplir una norma deontológica. Algunas profesiones colegiadas tienen exigencias propias sobre cierta correspondencia. Donde una regla así se aplica, el aviso no es opcional y su redacción no le pertenece.

Y puede ser una petición razonable. «Le rogamos que nos avise y lo destruya» lo cumple mucha gente porque es razonable, no porque obligue.

El problema de la longitud

Los avisos crecen. Tras cada incidente se añade una frase, nadie está autorizado a quitar nada, y al cabo de unos años el pie es más largo que los mensajes a los que acompaña.

Un aviso español típico ocupa 900 a 1.400 caracteres, algo más de 1 KB. En un intercambio de treinta mensajes son 30 a 42 KB — entre un tercio y el 40 % de los 102 KB a partir de los cuales Gmail recorta.

Cómo acortarlo sin adivinar

Ponga cada frase de su pie en una línea y clasifíquela en una de cuatro categorías: afirmación de confidencialidad, petición de actuación, exclusión de formación de contrato, dato legal obligatorio. La mayoría se resuelven en tres frases y un bloque obligatorio, apareciendo la afirmación de confidencialidad tres veces con redacciones distintas.

Esa lista ordenada es la pregunta correcta para la asesoría. «¿Puede revisar nuestro pie de correo?» produce invariablemente un pie más largo.

Medir lo que cuesta el suyo

Pegue su aviso en un contador de caracteres y multiplique por la longitud habitual de sus intercambios. Ese número convierte una preferencia estética en una cuestión operativa, y es lo que hace falta llevar a la conversación.

Formato

11 píxeles, gris alrededor de #999, bajo los datos obligatorios, separado por 12 píxeles. Sin negrita, sin mayúsculas, sin color de alerta: destacar un aviso que nadie lee solo desvía la mirada de lo que sí es útil.

Quién debería ocuparse del pie

Los pies crecen porque nadie es responsable de su longitud. Ayuda designar a una persona — normalmente de asesoría jurídica o cumplimiento — con un encargo que incluya expresamente quitar, y no solo añadir. Sin eso, el próximo incidente suma una frase y nunca sale nada.

Aplicado por el servidor o por cada uno

Si el aviso debe constar en cada mensaje, añadirlo con una regla de servidor es más fiable que confiar en los ajustes de cada empleado, y permite cambiar la redacción en un solo sitio. También permite suprimirlo en las respuestas de un mismo hilo, lo que quita la repetición sin quitar el aviso.

Preguntas frecuentes