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Modèles de signature mail

Un modèle ne vaut que par ce que vous y changez. Voici quatre cas, et pour chacun la ligne qui ne doit pas être reprise.

Modèle 1 — Salarié

Quatre lignes : nom, fonction et service, société, un numéro. Dessous, le bloc obligatoire de la société en 11 pixels.

Ne pas reprendre : le bloc obligatoire. Dénomination, capital, RCS et siège sont propres à chaque société, et le capital change à chaque augmentation.

Modèle 2 — Société, dirigeant

Nom, fonction, société. Dessous : dénomination avec forme juridique et capital social, RCS avec la ville du greffe, lieu du siège.

Ne pas reprendre : la ville après le RCS. C’est celle du greffe, pas celle du siège, et les deux diffèrent plus souvent qu’on ne croit.

Modèle 3 — Auto-entrepreneur

Nom suivi de EI, activité plutôt qu’un titre, numéro international, un lien. Dessous : SIREN, et la mention RCS si vous êtes immatriculé comme commerçant.

Ne pas reprendre : l’absence de la mention EI. Elle est obligatoire depuis 2022 et manque dans presque tous les modèles en circulation.

Modèle 4 — Profession libérale

Nom, discipline, numéro, un lien vers les mentions légales du site.

Ne pas reprendre : l’absence des mentions ordinales si vous relevez d’un ordre. Avocats, médecins, architectes et experts-comptables ont chacun des règles propres.

Ce qui est identique dans les quatre

La structure est un tableau avec des styles en ligne, parce qu’Outlook sous Windows utilise le moteur de Word. La police est à 14 pixels, la largeur totale reste sous 320 pixels pour qu’un téléphone n’ait pas à défiler latéralement, et le numéro est écrit avec +33.

La ligne qu’aucun modèle ne peut fournir

Le siège social. C’est celui qui est immatriculé, pas l’adresse de vos bureaux. Ce sont souvent deux lieux différents, et un modèle ne peut pas savoir lequel est le vôtre. Vérifiez, ne devinez pas.

Déployer un modèle dans une équipe

Gardez un fichier de référence où seuls le nom, la fonction et le numéro changent, et ne touchez ni à la structure, ni aux couleurs, ni au logo. Le bloc obligatoire est le même pour tous et ne devrait donc pas être laissé à chacun : il change quand la société change, et il doit alors être modifié à un endroit, pas à quatre-vingts.

Pourquoi il n’y a pas de cinquième modèle

Parce qu’à partir d’ici les différences ne tiennent plus à la structure mais au bloc obligatoire — différent pour chaque forme juridique et rempli de valeurs propres à chaque entreprise. Un modèle « SA » ou « SNC » afficherait quatre lignes que vous devriez de toute façon remplacer intégralement.

Ce qui est transposable, c’est la structure : tableau, styles en ligne, 14 pixels, moins de 320 pixels de large, mentions en petit et en bas. C’est identique pour toutes les formes.

Le test avant déploiement

Envoyez la signature terminée à trois adresses : une chez Gmail, une chez Outlook.com, et une que vous lisez dans un logiciel de bureau. Ouvrez chacune aussi sur un téléphone. Six vues, une fois, et ensuite plus jamais sauf si vous modifiez la signature.

Ce qui change avec la taille de l’équipe

À trois personnes, un modèle partagé suffit. À quatre-vingts, il faut un déploiement centralisé, parce qu’une modification manuelle est appliquée par la moitié des gens et que la moitié restante envoie pendant des mois des mentions périmées.

Questions fréquentes