Générateur de signature mail › Mentions obligatoires

Les mentions obligatoires dans un mail professionnel

Le texte de référence est l’article R123-237 du Code de commerce, et il vise explicitement la correspondance. Ce qu’il exige est court ; l’endroit où le débat subsiste est plus intéressant.

Ce que l’article exige

• Le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, précédé de la mention RCS et suivi du nom de la ville du greffe où l’immatriculation a été prise — RCS Nanterre 123 456 789.
• Le lieu du siège social.
• Pour une société : la forme juridique et le capital social.
• Le cas échéant, la mention « société en liquidation ».

Le champ d’application couvre les factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires, toutes correspondances et récépissés relatifs à l’activité.

Où le périmètre reste discuté

Le texte est antérieur à l’usage généralisé du courrier électronique, et il ne nomme pas l’e-mail. L’interprétation dominante est qu’un message professionnel est une correspondance au sens du texte, ce qui suffit à rendre l’obligation applicable.

Cette incertitude n’a pas d’intérêt pratique : les mentions en texte pèsent moins de 300 octets. Discuter du périmètre coûte plus que mettre les mentions.

La LCEN, qui vise autre chose

La loi pour la confiance dans l’économie numérique impose un bloc d’informations aux services de communication au public en ligne : identité, adresse, contact, numéro d’immatriculation, et pour les professions réglementées la référence aux règles applicables.

Cela concerne les sites web, pas la signature. Le lien entre les deux est utile : une ligne « Mentions légales » renvoyant à la page du site tient les informations à un seul endroit, modifiable sans toucher aux signatures de toute l’équipe.

Ce qui arrive quand elles manquent

Le manquement aux mentions du Code de commerce est sanctionné par une contravention. En pratique, le risque le plus courant n’est pas là : c’est le terrain de la concurrence déloyale, où une omission peut être soulevée par un concurrent — et une procédure coûte incomparablement plus que les deux lignes qu’elle concerne.

Comment les mettre en forme

En texte, 11 ou 12 pixels, dans un gris autour de #999, sous les coordonnées. Pas d’image, pas de tableau, pas de mise en avant. Ainsi écrites, elles tiennent en deux lignes et suivent chaque réponse d’un échange sans alourdir le message.

Ce n’est pas un détail : Gmail tronque les messages au-delà d’environ 102 Ko, et une signature lourde répétée trente fois y arrive.

Qui est concerné

Toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés : commerçants personnes physiques, SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC. Pour les professionnels non immatriculés au RCS — professions libérales, certains artisans — l’obligation du Code de commerce ne joue pas, mais l’identification par le SIREN et, pour les entrepreneurs individuels, la mention EI restent dues.

Où placer les mentions dans le message

Aucun emplacement n’est imposé. L’usage raisonnable est en bas, après les coordonnées, parce que ces informations n’apportent rien au lecteur et doivent seulement être présentes.

Elles doivent en revanche figurer dans le message lui-même. Un lien vers une page du site qui les contient ne suffit pas pour la correspondance — à la différence des mentions légales d’un site web, où le renvoi est précisément le moyen prévu.

Questions fréquentes