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La clause de confidentialité, sans illusions

« Ce message est confidentiel. Si vous l’avez reçu par erreur, merci de le détruire. » Il vaut la peine de dire clairement ce que ce paragraphe peut accomplir et ce qu’il ne peut pas.

Ce qu’elle ne peut pas

Une clause au bas d’un message ne crée pas d’obligation à la charge de quelqu’un qui n’y a jamais consenti. Le destinataire involontaire n’a conclu aucun accord avec vous, et une affirmation dans un pied de page n’en fait pas naître un.

Elle ne rend pas non plus confidentiel un message qui ne l’est pas. Le secret professionnel s’attache à la nature de la communication et à la relation, pas à une phrase qui en affirme l’existence.

Ce qu’elle peut

Elle peut attester d’une intention. Si l’on discute plus tard de savoir si une information a été traitée comme confidentielle, une clause constante est un indice — faible seule, plus utile accompagnée de pratiques réelles.

Elle peut satisfaire une règle déontologique. Certaines professions réglementées ont des exigences propres sur certaines correspondances. Là où une telle règle s’applique, la clause n’est pas facultative et son libellé ne vous appartient pas.

Et elle peut être une demande raisonnable. « Merci de nous prévenir et de détruire le message » est suivi par beaucoup de gens parce que c’est raisonnable, non parce que c’est contraignant.

Le problème de la longueur

Les clauses grossissent. Après chaque incident on ajoute une phrase, personne n’est habilité à en retirer, et après quelques années le pied est plus long que les messages auxquels il est attaché.

Une clause de confidentialité française typique fait 900 à 1 400 caractères, soit un bon 1 Ko. Sur trente messages d’un échange, cela fait 30 à 42 Ko — entre un tiers et 40 % des 102 Ko à partir desquels Gmail tronque.

Comment la raccourcir sans deviner

Mettez chaque phrase de votre pied sur une ligne et classez-la dans l’une de quatre catégories : affirmation de confidentialité, demande d’action, exclusion de formation du contrat, mention légale obligatoire. La plupart des pieds se résolvent en trois phrases et un bloc obligatoire, l’affirmation de confidentialité revenant trois fois sous des formulations différentes.

Cette liste triée est la bonne question à poser au conseil. « Pouvez-vous relire notre pied de mail » produit invariablement un pied plus long.

Mise en forme

11 pixels, gris autour de #999, sous les mentions légales, séparé par 12 pixels. Pas de gras, pas de majuscules, pas de couleur d’alerte : mettre en avant une clause que personne ne lit détourne le regard de ce qui est utile.

Mesurer ce que la vôtre coûte

Collez votre clause dans un compteur de caractères. Une clause d’entreprise typique fait 900 à 1 400 caractères, soit 1 à 1,4 Ko sur chaque message. Sur un échange de trente messages, entre 30 et 42 Ko — un tiers à 40 % des 102 Ko à partir desquels Gmail tronque.

Ce chiffre vaut la peine d’être connu avant la conversation sur le raccourcissement, parce qu’il transforme une préférence esthétique en question opérationnelle.

Appliquée par le serveur ou par chacun

Si la clause doit figurer sur chaque message, l’ajouter par une règle serveur est plus fiable que de compter sur les réglages de chacun, et permet de changer le libellé à un seul endroit. Cela permet aussi de la supprimer dans les réponses d’un même fil, ce qui retire la répétition sans retirer la clause.

Questions fréquentes